Productivité au travail : halte aux éléments perturbateurs !

Femme qui s'organise pour ne pas négliger la productivité au travail

Que vous soyez salarié ou entrepreneur, vous avez sûrement remarqué que votre productivité au travail n’est pas toujours optimale. De nombreuses sollicitations peuvent affecter vos tâches en les interrompant brièvement ou de manière plus durable. Vous êtes tiraillé entre le besoin de mener à bien vos missions et la nécessité de répondre à ceux qui vous sollicitent au moment le moins opportun. Voyons ensemble quels sont les éléments qui viennent mettre à mal votre efficacité pour mieux les contrôler !

L’hyper sollicitation numérique : l’ennemi numéro un de la productivité au travail

À l’ère du numérique, votre quotidien est ponctué de notifications variées qui vous dérangent sans cesse. Votre smartphone ne vous lâche plus ! C’est normal : il vous sert d’agenda, de moyen de communication (mail, appel, SMS, etc.) et de partage par le biais des réseaux sociaux. Plus vous installez d’applications sur votre téléphone, plus vous serez bombardé par les multiples notifications qui peuvent vite transformer votre journée en un véritable cauchemar. Envahi par les sonneries et autres rappels, vous ne pouvez plus être entièrement focalisé sur vos tâches prioritaires.

Vous allez me dire : « D’accord Léticia ! Mais mon smartphone fait partie de mes outils de travail ! Comment faire alors ? ». Je vous donne ici quelques conseils à suivre quand vous devez réaliser une tâche qui exige de la concentration :

  • désactiver les notifications de votre mobile ;
  • mettre votre téléphone ou montre connectée en silencieux ;
  • fermer la boîte mail de votre ordinateur ;
  • couper les réseaux sociaux.

Vous avez peur de passer à côté d’un appel ou d’un message important ? Ne vous inquiétez pas ! Efforcez-vous de fixer dans votre journée des créneaux dédiés uniquement à la consultation de vos messageries et au traitement des réponses. Non seulement vous serez plus efficace, mais votre cerveau vous remerciera de l’avoir protégé contre cette surconsommation de notifications ! Fini les distractions, place à une productivité au travail maximale !

Le manque d’organisation

Faites-vous plutôt partie de la team méthodique ou brouillon ? En tant que salarié ou entrepreneur, l’organisation est un atout de taille pour accroître sa productivité. Si vous démarrez votre semaine en ignorant complètement ce qui vous attend, vous risquez de perdre beaucoup de temps avant de vous mettre à l’ouvrage !

Je vous invite donc à planifier chaque vendredi les missions que vous aurez à effectuer pendant les huit jours à venir. Rien de tel que des objectifs précis pour bien attaquer dès le lundi ! Avec une vision globale sur votre agenda, vous pourrez ainsi fixer des blocs de temps consacrés aux tâches prioritaires. Commencez par inscrire les rendez-vous, les réunions, les formations ou autres incontournables que vous ne pouvez pas décaler. Pour vous aider à vous organiser, j’ai créé pour vous le carnet Boost’R.

Essayez d’identifier les moments de la journée où vous êtes le plus productif. Si votre profession vous le permet, réservez ces laps de temps à la réalisation des tâches qui nécessitent une concentration maximale. En revanche, vous pouvez dédier les heures les plus creuses à des activités secondaires et moins exigeantes en termes d’attention. N’oubliez pas de fixer des deadlines pour chaque mission à effectuer.

Si vous êtes indépendant ou chef d’entreprise, il est indispensable de poser une vision claire de votre organisation, au risque que ce soit vos clients qui décident pour vous. Si vous partez du principe que vous proposez des rendez-vous clients en fonction d’eux d’abord, vous n’arriverez jamais à être acteur de votre organisation. Prévoyez donc une journée BULLE dans la semaine pour vous consacrer à vos tâches sans aucune interruption. Créez des créneaux dédiés aux rendez-vous de prospection et aux rendez-vous clients et ajoutez-y de la souplesse !

Si vous travaillez en équipe, n’hésitez pas à déléguer ce que vous pouvez. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez choisir de confier à des experts la gestion administrative ou la communication par exemple. Apprenez aussi à dire non si on vous sollicite sur des prestations qui ne représentent pas votre cœur de métier !

Pour que le manque d’organisation ne soit plus un frein à votre productivité, prenez soin de mieux gérer votre temps pour arrêter d’en perdre 

Un environnement de travail bruyant

Le bruit peut avoir un impact néfaste sur la productivité au travail. Une enquête sur « Bruit et santé auditive au travail » de 2021, montre qu’un actif sur deux est gêné par les nuisances sonores dans son cadre professionnel.

En fonction du poste que vous occupez et de votre secteur d’activité, votre environnement est plus ou moins bruyant. D’après le ministère du Travail, à partir d’un niveau sonore moyen de 80 décibels sur huit heures, l’exposition est considérée comme préoccupante.

Ces dernières années, les entreprises ont développé les open-spaces et le coworking. Ces espaces partagés présentent de nombreux avantages. Pourtant, le bruit ambiant peut gêner le travail des salariés même si l’intensité sonore se situe en dessous du seuil d’alerte. En cause : les difficultés de concentration face à des collaborateurs bavards, aux bruits permanents de la photocopieuse ou de l’imprimante, par exemple.

Les solutions ? Porter un casque audio pour atténuer les sons. Vous montrez ainsi à vos collègues que vous souhaitez ne pas être dérangé. Votre entreprise peut aussi améliorer l’acoustique de ses locaux en utilisant des matériaux qui absorbent le bruit et des équipements séparatifs. Enfin, pensez à distinguer les espaces : box de travail silencieux et salles de réunions bien isolées.

Vous souhaitez mener une action de prévention dans votre entreprise ? Des spécialistes sont là pour étudier votre problématique-terrain, diagnostiquer, proposer des devis et identifier d’éventuelles subventions par exemple. Notre partenaire du Service Santé au Travail, AIST43, peut vous aider à trouver des solutions.

Un environnement acoustique respectueux représente un enjeu pour les entreprises : en limitant l’exposition de vos salariés à des nuisances sonores intenses, vous préservez leur productivité.

L’ excès de réunions

Qui n’a pas connu la réunionite aiguë dans son entreprise ? Un sondage réalisé par la Harvard Business Review révèle que 71 % des cadres considèrent les réunions comme improductives. Les salariés y passent beaucoup de temps au détriment de leur efficacité. Au-delà de deux heures, la concentration des participants diminue fortement. Ils ressentent alors du stress face à la quantité d’informations et la fatigue mentale s’installe.

Vous êtes chef d’entreprise et vous voulez éviter de perdre l’attention de vos collaborateurs ? Voici quelques pistes à explorer :

  • restreindre la durée des réunions à une heure ;
  • bien la préparer : questions à poser, points à aborder ;
  • communiquer l’ordre du jour et l’objectif en amont ;
  • laisser chaque salarié s’exprimer ;
  • valider les décisions prises ;
  • transmettre un compte-rendu après la rencontre.

Afin d’améliorer le rendement de vos équipes, je vous recommande donc de limiter les échanges entre les participants sans accepter les digressions inutiles. Vos salariés vous en seront reconnaissants !

La productivité au travail reste un enjeu majeur pour vous, chef d’entreprise ! Je vous accompagne pour allier performance et bien-être, vous aurez tout à y gagner !

Source : Enquête IFOP-JNA « Bruit et santé auditive au travail : freins et idées reçues »

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