Faire son emploi du temps : 4 étapes essentielles pour un planning parfait

Dans cette course effrénée avec le temps que nous menons chaque jour, il est souvent bon de se poser quelques instants et de tout mettre à plat. La solution pour mieux gérer son temps et avoir l’esprit plus léger ? Faire son emploi du temps. Cela peut paraître un peu simpliste à première vue. Et pourtant ! Un planning bien pensé peut vraiment changer votre vision et in fine votre vie. Pour y arriver, voici 4 étapes essentielles et pertinentes pour transformer un simple agenda en levier de productivité ultra performant.

Pourquoi est-il indispensable d’avoir un emploi du temps ?

Alors oui, un agenda représente un outil très pratique pour noter ses rendez-vous. Mais c’est bien là le minimum qu’il puisse faire pour vous ! Prendre soin de réaliser et d’organiser son emploi du temps comporte bien plus d’avantages. J’en vois au moins quatre principaux :

  1. se projeter, anticiper et éviter de procrastiner. Vous prenez ainsi la main sur la gestion de votre temps. Vous travaillez sur votre plan d’action de la semaine à venir. Organiser ses journées devient un cercle vertueux : ce qui est écrit doit être fait. C’est une sorte de contrat moral avec vous-même. Vous ne subissez plus votre temps, vous le façonnez ;
  2. mieux comprendre son mode de fonctionnement sur une journée, une semaine, un mois. Êtes-vous plus créatif le matin ou l’après-midi ? Vous sentez-vous plus concentré en début de journée ou en début d’après-midi ? Au fur et à mesure, vous affinez votre organisation en tenant compte aussi des priorités, des urgences, des rendez-vous annulés, des temps libres, des impondérables personnels et professionnels ;
  3. rester raisonnable. Non, achever une to-do list de 50 tâches n’est simplement pas envisageable sur une semaine qui comporte 7 journées de 24h !
  4. se sentir moins stressé. Le fait de noter tout ce que l’on doit faire dans sa semaine libère l’esprit et tranquillise. Vous êtes certain de ne rien oublier et de connaître vos disponibilités pour un rendez-vous téléphonique avec un client ou pour aller boire un verre entre amis.

4 étapes pour réussir à élaborer un planning efficace

Organiser son temps n’est pas anodin et peut vous aider à mieux gérer votre temps de travail, votre productivité et votre bien-être.

Étape 1 : Choisir le bon support

Avant de créer son emploi du temps, il s’agit de choisir le meilleur support. Qu’est-ce que j’entends par meilleur ? Je ne peux pas répondre à votre place. C’est justement à vous de choisir le matériel ou l’outil qui vous convient.

Certains sont plus à l’aise en travaillant avec des applications de gestion du temps. Il faut dire qu’aujourd’hui, il y a pléthore de propositions (Trello, Notion, Asana…) qui permettent de poser le contenu de votre cerveau et de faire le tri dans tout ce qui l’encombre !

Un grand nombre de mes clients utilisent tout simplement leur agenda Google. Vous pouvez définir des couleurs, y intégrer vos listes de tâches Google, partager votre calendrier avec vos équipes, etc.

D’autres préfèrent le papier et sélectionnent un carnet qui répond à leurs attentes. Je dois vous avouer que je ne peux pas me passer d’une version papier. Sans mon carnet pour organiser mon emploi du temps, mes tâches… il me manque quelque chose. Grâce à lui, j’ai tout sous la main et surtout j’écris (approche kinesthésique) ! 

Pour les plus créatifs d’entre vous, le bullet journal pourra vous séduire. Tout est personnalisable à souhait, de la calligraphie en passant par la mise en page et la structure. Et si vous êtes plus outil de création en ligne, le logiciel Canva sera votre meilleur ami !

Mon conseil : la simplicité. Choisissez un outil avec lequel vous êtes à l’aise. Vous pouvez même envisager d’utiliser un outil dématérialisé et un carnet papier pour compléter. Le but étant de vous faire gagner du temps, pas de vous en faire perdre, nous sommes bien d’accord. Vous avez un timing serré actuellement ? Ne vous lancez pas dans la création d’un agenda hebdomadaire avec un outil que vous ne connaissez pas du tout. Le meilleur support sera celui que vous aimerez remplir chaque semaine, qui est évident, clair et qui vous permet de gagner en efficacité.

Étape 2 : Définir ses priorités

Une fois le support défini, il s’agit de savoir quoi y inscrire. Pour cela, je vous invite à utiliser une technique qui a fait ses preuves : la matrice d’Eisenhower. Personnellement, je m’en sers tous les jours tant je vois l’intérêt de cette méthode pour optimiser mon temps.

Si cela vous est possible, évitez de séparer l’emploi du temps professionnel de l’agenda personnel. Tout est lié. Passer d’un support à un autre ne peut que vous faire perdre du temps et de l’énergie. Un système de couleurs (ou d’images) peut vous aider à identifier d’un coup d’œil si tel impératif concerne la sphère professionnelle ou personnelle. De plus, cette façon de procéder vous permet de vérifier l’équilibre que vous avez entre vos différents domaines de vie. Rappelez-vous que vous disposez de 24 heures dans une journée… pas une de plus !

À côté des éléments importants que vous aurez inscrits, je vous invite à indiquer vos routines quotidiennes. Celles-ci vous prennent un certain temps et font partie de votre organisation, de votre vie. Elles ne doivent pas être oubliées.

  • votre heure de réveil ;
  • la ou les séances de sport ;
  • la pause méditation ;
  • votre repas à 12h30 ;
  • la balade matinale du chien ;
  • les trajets d’école/crèche ;
  • les jeux avec les enfants ;
  • le rangement ;
  • etc.

Pensez aussi aux imprévus et laissez des zones libres dans votre agenda. Vous ne pouvez pas tout contrôler (un appel client qui dure, une réunion qui se termine avec 15 minutes de retard, etc.).

Étape 3 : Fixer un début et une fin

Le fait de prioriser ses tâches est déjà un bon début. Mais avez-vous fixé une échéance à respecter pour chacune d’entre elles ? Une tâche = un espace réservé. La méthode Pomodoro peut vous y aider. Il s’agit de répartir son temps de travail en plusieurs sessions de 25 minutes chacune. Entre chaque bloc, vous bénéficiez d’une pause. Cette technique rigoureuse offre l’avantage d’avoir une approche fine du temps alloué pour vos collaborateurs, votre projet, vos clients… et de ne pas oublier d’intégrer des intervalles de pause !

Votre planning devient plus clair, plus compréhensible d’un seul regard. Je précise néanmoins qu’une session ne signifie pas forcément une tâche à compléter dans sa globalité. Au contraire ! Un bloc peut représenter un « objectif étape » comme  :

  • rédiger les deux premiers paragraphes d’un rapport ;
  • contacter 3 prospects sur 20 ;
  • mettre à jour la page produits de votre site internet…

Le délai peut aussi être imposé par les temps « morts ». Je m’explique. Si vous avez un trajet de 35 minutes dans la voiture, profitez-en pour écouter un podcast qui vous intéresse par exemple. En train, ce temps « perdu » peut être l’occasion rêvée de finir votre roman, écrire ce mail au médecin, méditer…

Étape 4 : Choisir un créneau pour préparer sa semaine

Alors, faire un emploi du temps, c’est très bien, mais quand procéder ?

Certains vous diront de préparer votre semaine le vendredi. C’est une journée où l’on se sent souvent moins productif et moins créatif. D’autres vous conseilleront de renseigner votre planning plutôt le dimanche soir.

Ce que j’en dis ? C’est qu’il n’existe pas de vérité absolue, et heureusement ! Intégrez cette mission à votre routine hebdomadaire et fixez-vous un moment précis, sans en changer. Le vendredi après le repas, le lundi matin de bonne heure…

Organiser son emploi du temps ne doit pas être une finalité !

Vous l’aurez compris, faire son emploi du temps est tout sauf une perte de temps ! Bien au contraire. Mais attention, le fait de planifier ne doit pas être une fin en soi. Vous planifiez pour mieux atteindre votre ou vos objectifs !

Structurer vos journées va vous aider à avancer avec plus de clarté, de facilité et de confiance. En somme, c’est un premier pas vers l’accomplissement et la réussite de vos ambitions. Pour autant, n’oubliez pas non plus d’y noter vos dates de congés !

L’info à ne pas manquer : je vous réserve une surprise pour très bientôt ! D’ici quelques semaines, vous pourrez découvrir le projet sur lequel je travaille depuis de nombreux mois. Un outil précieux, unique en son genre, qui va vous permettre d’être plus productif, plus confiant tout en prenant soin de vous et de votre bien-être ! Un carnet qui va bien plus loin que l’agenda stricto sensu. C’est simple, il va venir bouleverser votre façon de travailler et de vous organiser. Rendez-vous d’ici la fin de l’été pour en savoir plus !

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