Mieux s’organiser : 7 étapes pour ne plus subir le temps

Mieux s’organiser : la méthode RenÊtre pour ne plus subir le temps

Vous avez cette impression que le temps passe trop vite et vous avez des difficultés à remplir vos objectifs. Peut-être avez-vous besoin d’améliorer votre organisation afin de booster votre productivité et celle de vos équipes. Apprenez à ne plus subir le temps et à l’investir intelligemment grâce aux 7 étapes de la méthode RenÊtre que je vous délivre sans plus attendre. En bonus, vous optimiserez aussi votre énergie !

Étape 1 : R comme Repérer

La première étape pour mieux organiser votre temps est de vous repérer dans ce temps.

Les 7 espaces-temps

Je vous présente sept espaces-temps que j’ai imaginé pour englober à la fois les cinq domaines de vie bien connus et souligner l’importance des temps obligatoires et des non temps.

  • INTIMITÉ – COUPLE
  • PROFESSIONNEL : tout temps qui a pour but une rémunération in fine, même s’il s’agit d’un projet pour dans deux ans.
  • SOCIAL : sport, loisirs, bénévolat, apéro entre copains ;
  • EGO – PERSO : temps pour soi qui n’est pas une corvée. Si pour vous faire le ménage n’en n’est pas une, vous le mettrez peut-être ici. C’est un temps qui nourrit votre esprit, votre corps ou votre spiritualité comme lire, faire du yoga, du sport, de la méditation…
  • FAMILLE-AMIS PROCHES
  • OBLIGATOIRE : trajets domicile-travail, ménage, tâches administratives obligatoires avec charge négative, tâches vitales comme les repas, le sommeil.
  • NON TEMPS : il s’agit des temps qui n’entrent dans aucune autre catégorie : scroller sur son réseau social préféré, se perdre 30 minutes sur Internet alors qu’on devait juste regarder ses comptes. Ce sont des actions sans décision réelle, sans apport, sans plaisir ni déplaisir.

EXERCICE : Où sont passées vos 24 heures ?

Je vous invite ici à clarifier votre perception du temps investi. Pour obtenir une vision claire de ce que vous faites de votre temps, de vos journées et de votre énergie, il est important de commencer par en prendre conscience.

Prenez le temps d’écrire sur votre dernière journée et sur votre dernière semaine, à quoi vous avez occupé votre temps pour chacun de ces espace-temps : lister en nommant + quantifier en minutes et heures + regrouper si récurrence + ranger dans chaque espace-temps.

Vos Temps subis & Temps choisis

Sachez différencier aussi le temps choisi et le temps subi.

TEMPS CHOISI : pas forcément agréable mais issu d’un choix conscient

TEMPS SUBI : s’impose à vous. Le cadre est défini par l’extérieur et peut potentiellement empiéter sur vos priorités

Il est essentiel d’étudier votre rapport au temps pour choisir votre équilibre.

Vos facteurs de perte et fuite du temps

Repérez les facteurs de perte et fuite du temps.

« Un homme qui met sa main sur une plaque brûlante une seconde a l’impression que ça dure une heure, mais s’il a passé une heure en charmante compagnie, il aura l’impression que cela n’a duré qu’une seconde ». Einstein

Votre propre perception influe sur votre façon de gérer votre temps.

LES FACTEURS INTERNES, LES RAPPORTS AU TEMPS

  • le flou : objectifs pas clairs, taches, missions, priorités, responsabilités mal établies ;
  • stress lié à travaux non terminés ou encore en cours ;
  • absence de deadline, de délais, d’échéances ;
  • perfectionnisme excessif ;
  • difficulté à déléguer ;
  • besoin de contrôle exagéré ;
  • déni ou non-intervention dans les conflits ;
  • résistance aux changements ;
  • incapacité à dire « non » ;
  • information, communication insuffisante ou excessive.

LES FACTEURS EXTERNES, LES VOLEURS DE TEMPS

  • appels téléphoniques imprévus ou inutilement longs ;
  • collègues ou collaborateurs entrant exposer leurs problèmes ou faire la conversation ;
  • politique de la porte ouverte ;
  • disponibilité permanente ;
  • visiteurs, clients, fournisseurs débarquant à l’improviste ou vous demandant de venir les voir immédiatement (hors réelle urgence) ;
  • personnel insuffisamment formé ou compétent dans votre environnement ;
  • réunions trop fréquentes, trop longues, mal préparées ;
  • interruptions personnelles ou familiales ;
  • pannes de machines dans votre environnement.

Maintenant que vous avez repéré les facteurs externes et internes, posez-vous les bonnes questions :

  • dans quelle zone je me situe face à cette situation ?
  • où est ma part de responsabilité ?
  • suis-je dans ma zone d’impuissance ou dans ma zone de contrôle ?

L’une des questions à vous poser pour passer plus facilement à l’action est : quel est le bénéfice pour moi et pour l’entreprise? Parfois, une tâche n’a pas de sens pour moi mais est importante dans la vision de l’entreprise.

choisir son temps ou le subir renetrecoaching

Et si vous utilisiez votre zone d’influence ? Quel est le premier petit pas, quelle est la première action que vous pouvez poser pour limiter ce phénomène ?

Retenez ceci : plus votre attention porte sur les voleurs externes, plus vous nourrissez le sentiment de subir les choses et moins vous vous donnez les moyens d’agir sur vos facteurs internes. Il est donc essentiel de partir de vous pour changer de résultat. Vous n’en pouvez plus d’être interrompu toutes les cinq minutes : mettez en place une plage d’indisponibilité et faites-le savoir. Il est de votre responsabilité de veiller à votre bien-être.

Étape 2 : E comme Élaborer

Votre objectif SMARTE

Sans objectif SMARTE, pas d’organisation efficace. En effet, c’est le sens qu’on donne aux actions à engager qui va faire pencher la balance de la motivation. Il doit être tourné positivement, avec un verbe d’action et contextualisé.

Spécifique : concret, précis, court

Mesurable : indicateur et échéance

Ambitieux : challengeant, motivant. En quoi est-ce un challenge ? tout en restant atteignable

Réaliste et réalisable : en terme de moyens, compétences..

Temporel : un début, une fin, une durée spécifiques, une date butoir, des échéances précises

Écologique : respectueux du système, de soi et des autres

Exemple d’objectif non smarte : je vais me faire coacher

Exemple d’objectif smarte : je veux démarrer un coaching professionnel avec Léticia Granger dès le mois de février (il fallait bien que j’essaie…)

Votre outil de hiérarchisation et priorisation

La matrice Eisenhower

Je vous parle régulièrement de cet outil. Il permet de distinguer ce qui est urgent et important et ce qui ne l’est pas. Nous avons tous tendance à penser que tout est urgent mais ce n’est qu’une perception. En réalité, retenez que l’urgent est seulement lié à la notion de deadline. L’important est ce qui a un impact sur ma mission ou objectif.

La méthode inspirée du GTD

Je vous propose de vous organiser en utilisant la méthode du Getting Things Done – ou l’art de faire en sorte que les choses se fassent.

Il s’agit de :

  1. identifier les tâches à accomplir ;
  2. analyser le degré d’urgence et d’importance et donc la nécessité d’action ;
  3. orchestrer à partir de la matrice Eisenhower ;
  4. agir en fonction de cette nécessité ;
  5. faire un point régulier, suivre l’état d’avancement, agir et ajuster fonction des options précédemment retenues.

Vous pouvez également faire une simple TO DO LIST si c’est plus rapide à mettre en place pour vous. Le principe est toujours le même : avoir une vision claire de son agenda. Ainsi, comme pour les autres approches, il s’agit de lister les actions à mener, les tâches à accomplir, affecter une priorité pour chacune, classer en hiérarchisant selon une priorité définie.

Vos lois anti-sabotage

Il existe de nombreuses lois du temps, je vous en ai déjà parlé dans le cadre du télétravail intelligent. Pour ce sujet, j’en ai sélectionné quelques-unes.

La loi de Laborit

Le comportement humain nous pousse à faire en premier ce qui nous fait plaisir, c’est la loi du moindre effort. Une tâche ennuyeuse, complexe, pénible est réalisée plus rapidement s’il y a une récompense à la clé, comme par exemple une tâche plus plaisante à traiter après.

Un autre principe peut être cependant être mis à l’honneur également, le eat the frog : gardez les tâches plaisantes pour la fin et récompensez-vous à chaque fois qu’une tache ennuyeuse ou compliquée est traitée, avec une pause par exemple… En effet, si vous commencez votre journée par avaler une grenouille, a priori, il ne peut pas vous arriver grand chose de pire !

La loi de Parkinson

Le travail s’étire à l’infini en fonction de la deadline donc fixez-vous des délais courts. Si vous vous fixez deux jours pour réaliser une tâche, votre cerveau s’adaptera pour vous faire vous étaler sa réalisation sur deux jours. Fixez-vous des délais réalistes mais ambitieux et découpez les tâches en sous-tâches pour gagner en simplicité et rapidité.

La loi de Pareto

20% du temps produit 80% des résultats. Hiérarchisez vos priorités et concentrez-vous sur les 20% de tâches qui apporteront 80% de résultats. Apprenez à déléguer, appliquez la matrice Eisenhower (oui encore elle).

La loi de Murphy

C’est la loi de l’emmerdement maximal : tout ce qui peut mal aller va mal tourner. Autrement dit tout prend toujours plus de temps que prévu. Prévoyez donc un temps pour l’imprévisible : exemple un temps de battement de 15 minutes entre deux réunions.

Étape 3 : N comme Nourrir

Votre énergie, vos besoins, votre rythme

  • Comment je perçois la tâche : est-elle motivante ? Est-elle drainante ? Ai-je besoin d’être dans ma bulle pour la réaliser ?
  • Comment est mon énergie à l’instant T ? Une énergie basse va impacter le temps nécessaire à sa réalisation.
  • La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher : adaptez-vous à votre rythme biologique. Pour être le plus productif possible, apprenez à vous connaître et observez-vous : êtes-vous plus productif le matin ? l’après-midi ? Le soir ?
  • Combien de temps je veux consacrer à cette tâche ? Et NON PAS combien de temps faut-il y passer ?

Attention : une tâche inachevée n’est pas un échec ! Au contraire : « 1 vaut mieux que 0 », comme le souligne Fabien Olicard dans son livre Votre temps est infini. Vous avez produit quelque chose et vous avez respecté le timing que vous aviez prévu d’investir. Bravo !

Votre estime et votre assertivité

Apprenez à dire NON : pouvoir dire non, c’est se respecter et se faire respecter.

A chaque fois que vos actes sont en accord avec vos pensées et vos valeurs, vous boostez votre estime de vous. C’est ce qui se passe lorsque vous refusez quelque chose dont vous n’avez pas envie mais aussi, lorsque vous acceptez ce dont vous avez envie !

Astuce : rappelez-vous : A QUOI JE DIS OUI en disant NON et à quoi je m’engage en disant OUI : suis-je OK avec ça ?

Étape 4 : E comme Éliminer

Mieux s’organiser c’est aussi éliminer : les sources de distraction, les perturbations, les comportements toxiques. C’est respecter son temps.

VOUS êtes responsable de votre disponibilité ou de votre hyper-disponibilité. Il s’agit d’un cercle vicieux car votre hyper-disponibilité diminue votre productivité qui entraîne l’augmentation de votre culpabilité qui vous conduit à encore plus d’hyper-disponibilité pour rebooster votre estime et satisfaire vos drivers. De l’extérieur, c’est l’autre le responsable mais c’est bien vous qui laissez la porte ouverte ou qui décrochez le téléphone.

Pour éliminer les sources de distraction : coupez votre téléphone, vos mails, mettez votre téléphone à l’envers pour ne pas voir la petite lumière indiquant de nouvelles notifications, utilisez un répondeur qui indique les plages disponibles.

Étape 5 : T comme Techniciser

Optimisez vos réunions

Une réunion est utile et efficace si elle est bien préparée. Elle permet de suivre la réalisation des projets, maintenir la motivation des équipes.

  • avant la réunion : prévoyez le thème, l’objectif et le plan (ordre du jour), communiquez aux participants les éléments nécessaires, collectez leurs questions et préparez votre matériel. Pensez au cadre : définissez-le en amont. Par exemple, les retards ne seront pas admis, la durée est précisée, le nombre de participants est limité.
  • pendant la réunion : désignez un maître du temps, un scribe pour prendre des notes, affichez l’ordre du jour, l’objectif, le plan et la durée afin que chacun se repère.
  • après la réunion : suivez les avancées en fonction des tâches confiées à chacun.

    Nous aurons l’occasion d’explorer plus encore ce sujet lors d’un prochain article. Continuez de me suivre.

Astuce : utilisez le REVERSE BRAINSTORMING

Commencez par définir la question à résoudre, par exemple « Comment augmenter la satisfaction client ? ». Ensuite, retournez-la : « Comment diminuer la satisfaction client ?” ». Vous verrez qu’il sera bien plus facile d’y répondre ! SUPER quand vous manquez d’idées créatives ou faites face à un problème complexe.

Déléguer pour de vrai

Pour bien déléguer :

  • faites confiance : ne contrôlez pas la manière de faire de votre collaborateur. Définissez ensemble des objectifs clairs et laissez son autonomie à la personne. Utiliser le FEEDFORWARD. Définissez ensemble les moyens de communication.
  • posez-vous les bonnes questions : pour savoir quoi déléguer, demandez-vous :
  1. est-ce que le fait que je fasse cette tâche moi-même lui donne une valeur ajoutée ?
  2. Cette tâche revient-elle souvent ?

Si 1 NON ou si 2 OUI : déléguez !

  • entendez-vous sur l’autonomie : en amont précisez les tâches que vous déléguez ;
  • accompagnez : restez disponible. Accompagner n’est pas contrôler. En cas de pépin, votre collaborateur doit pouvoir compter sur vous pour revenir au cadre, clarifier une intention, partager un problème, un besoin.

Étape 6 : R comme Ranger

Mieux s’organiser c’est aussi savoir ranger ! Tant son bureau que son cerveau.

Votre espace de travail

Utilisez la méthode des 5S (mise au point par Toyota)

  1. Seiri : débarrassez, allégez l’espace de travail en enlevant tout ce qui est inutile : les objets qui servent occasionnellement vont dans une armoire de rangement ;
  2. Seiton : rangez, rendez efficace l’organisation de l’espace de travail : ayez à portée de main ce qui sert tout le temps, classez les objets/dossiers ;
  3. Seiso : nettoyez, augmentez l’état de propreté des lieux ;
  4. Seiketsu : ordonnez, prévenez l’apparition de la saleté et du désordre ;
  5. Shitsuke : soyez rigoureux, encouragez les efforts allant dans ce sens : autodiscipline.

Vos idées

Les meilleures idées arrivent souvent lorsqu’on ne s’y attend pas. C’est ce que l’on appelle la germination d’idées. C’est la formation des idées dans votre cerveau à un moment où vous ne vous y attendez pas, que ce soit en prenant votre douche, en discutant avec un ami, en allant chercher le pain, etc. Pour ne pas les oubliez, notez-les ! Un carnet à idées, une application de prises de notes. Prenez un temps plus tard pour les trier et les ranger, par exemple avec une application comme Trello ou Notion.

Étape 7 : E comme Enchanter

Parce-que oui, comme toujours, je vous invite à allier PERFORMANCE & BIEN-ÊTRE et que l’un des ingrédients magiques et indispensable à cette recette est le PLAISIR !

Le plaisir repose sur plusieurs critères :

  • la qualité de la relation : reconnaissance / moments de partage / écoute : se sentir responsabilisé et considéré, être source d’initiatives et de propositions.
  • le contenu de l’activité : intérêt, nature, apprentissage, variété, degré d’autonomie accordé pour la réalisation des tâches, initiative ;
  • les conditions de travail : horaires, salaire, télétravail ou pas, rémunération, sécurité physique, psychique et émotionnelle ;
  • l’entreprise : valeur, projets, marque, offre, stratégie, objectif, sens de la vision partagée, objectif commun
  • la balance, équilibre : équilibre vie pro-vie perso, équité : primes, congés, moyens, reconnaissance des talents.

La performance obtenue génère du plaisir au travail.

Managers, choisissez de vous adapter et de communiquer plutôt que d’imposer votre vision et de suggérer des solutions liées à vos propres grilles de lecture.

Demandez à votre collaborateur s’il souhaite éprouver du plaisir dans son travail (environ 30% des salariés ne le souhaitent pas) puis aidez-le à réfléchir sur ce qui lui procure du plaisir dans le travail de manière à explorer avec lui les leviers d’amélioration de son épanouissement. Pour ce faire, demandez-lui de classer chacune de ses activités dans une matrice à double entrée qui croise les notions de savoir-faire et d’aimer-faire afin d’identifier sa « Zone de plaisir », sa « Zone de désir », de révéler sa « Zone de concession » et d’évoquer sa « Zone de résistance ». Décathlon incite dans le cadre de sa « Happy culture », ses collaborateurs à proposer des idées qui sont sources de plaisir et leur offre jusqu’à 30% de leur temps pour les concrétiser.

Voilà, je vous ai livré mes clés.

Il ne vous reste plus qu’à appliquer les 7 étapes de la méthode RenÊtre : repérer, élaborer, nourrir, éliminer, techniciser, ranger et enchanter. Vous deviendrez alors le maître de VOTRE temps et jouirez d’une organisation au top !

Vous pensez avoir besoin d’aide pour mettre en place une nouvelle organisation dans votre entreprise ? Cette conférence a réveillé votre besoin de changement ?

Contactez-moi ! Nous étudierons ensemble vos besoins et explorerons ensemble vos pistes d’action.

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